Referenz
Die digitale Arbeitszeiterfassung als Basis eines digitalisierten Unternehmens.
Zeiteinsparung, Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, schnellere Prozesse, Fehlerreduktion. Es gibt wenige Gründe, die Arbeitszeit nicht digital zu erfassen.
neuziel
Kompetenz
Individualsoftware
Branche
Alle
Leistung
Digitale Arbeitszeiterfassung
Zeitraum
1 Monat
Ziele
Zeiteinsparung, Vernetzung, Fehlerreduktion
Arbeitszeiterfassung im Jahr 2021
Die digitale Arbeitszeiterfassung ist sehr oft der Einstieg in eine Digitalisierung eines Unternehmens. So unscheinbar sie ist, hat sie doch viele Schnittstellen und Vorteile in allen Bereichen des Unternehmens.
Status Quo in vielen Unternehmen
Klassisch führen Mitarbeiter Stundenzettel, die sie am Ende der Woche oder eines Monats in die Verwaltung reichen. Dort werden sie entweder nur gesammelt oder in einer Excelliste „digitalisiert“. Die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden dabei feinsäuberlich, bestmöglich ohne Fehler, übertragen und für die Weiternutzung aufsummiert. Je nach Größe des Unternehmens vergehen hier mehrere Tage der Datenaufnahme, und das jeden Monat.
Status Quo in vielen Unternehmen
Dabei kann die Lösung so einfach sein. Ein einmal eingeführtes System reduziert die Aufwände zukünftig enorm. Jeder Mitarbeiter nimmt seine Arbeitszeit nun digital auf. Das passiert über eine Smartphone-App, einen Chip, der an ein Lesegerät im Eingang des Unternehmens gehalten wird oder am PC, wenn der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnt. Neben der reinen Anwesenheit können Arbeitszeiten auch direkt auf Projekte oder Kunden gebucht werden.
Diese Arbeitszeitdaten liegen nun digital vor und können direkt weiterverarbeitet werden.
Die Vorteile
Arbeitszeiterfassung als Schlüsselprozess im Unternehmen
Einmal digital vorliegende Arbeitszeiten der Mitarbeiter lassen sich an verschiedenen Punkten im Unternehmen weiterverarbeiten.
Verwaltung
Keine stunden- und tagelange Excellisierung der Stundenzettel. Die Daten liegen digital vor und können geordnet, kontrolliert und weiterverarbeitet werden.
Lohnbuchhaltung
Bei Bedarf kann nun direkt die Lohnbuchhaltung angebunden werden. Passgenaue Berichte oder Exportdateien sorgen für eine reibungslose Berechnung der Mitarbeiterlöhne.
Auftragsabrechnung
Die digital erfassten Arbeitszeiten können live in eine Auftragsplanung und -Abrechnung fließen und somit Klarheit über Aufwände und Projektstände geben.
Nachkalkulation
Wie wirtschaftlich erfolgreich ein Auftrag abgelaufen ist, liefert im besten Fall die Nachkalkulation. Hier können die real verbrauchten Aufwände direkt projektbezogen summiert und verrechnet werden.
Gesetzliche Bestimmungen
Laut einem Urteil vom 14.5.2019, Aktenzeichen: C-55/18 sind Arbeitgeber verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch durch ein „objektiv und leicht zugängliches System“ zu erfassen. Noch bewegen sich Arbeitgeber in einer Grauzone, die aber nach Expertenmeinungen definitiv zugunsten der digitalen Arbeitszeiterfassung entschieden wird und somit die Pflicht, die Arbeitszeit aller Mitarbeiter über ein elektronisches System zu tracken, notwendig macht.
„Monatlich saßen 2 Mitarbeiter bis zu 3 Tage und haben die Stundenzettel aller Mitarbeiter in eine Excelliste aufgenommen, um die Zeiten anschließend in die Personalverwaltung und zur Auftragsnachkalkulation zu geben. Diese Zeit ist jetzt komplett frei geworden, weil die Arbeitszeiten tagesaktuell auf Knopfdruck vorhanden sind. Auch Monate später immer noch unglaublich.“
Geschäftsführer
KMU mit 42 Mitarbeiter
4 Dimensionen
Die Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung
Mensch
Durch die einfache Zeitenaufnahme über Smartphone und RFID-Chip werden keine analogen Zettel mehr benötigt.
Kunde
Kundenaufträge können nun anhand von Echtzeitdaten kalkuliert, und geplant werden.
Organisation
Die digitalen Arbeitszeitendaten können vernetzt in verschiedenen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden.
Technologie
Die Erhebung der Arbeitszeiten kann sowohl per Smartphone/Tablet, RFID-Chip und auch am PC per Browser passieren.
Das Ergebnis
Die erzielten Erfolge in Zahlen
– 85%
Erhebung der Zeiten um 85 % reduziert
Die Zeit, die Stundenzettel aller Mitarbeiter auszuwerten, konnte komplett eingespart, und somit die Zeit für die komplette Datenerhebung massiv reduziert werden.
– 100%
Fehlerquote um 100% reduziert
Durch die digitale Aufnahme der Arbeitszeiten durch jeden Mitarbeiter werden Fehler beim Übertragen der Daten vom Zettel in ein System komplett verhindert.
+ 80%
Akzeptanz um 80% gesteigert
Durch die papierlose Arbeitszeiterfassung konnte die Akzeptanz der Mitarbeiter zur Erfassung der eigenen Arbeits- und Projektzeiten um 80% gesteigert werden.
– 95%
Reduzierung des Aufwands um 95%
Der Gesamtaufwand von der Aufnahme über die Verarbeitung und das Weiterverteilen der Arbeitszeitdaten konnte massiv reduziert werden.
Michael
Freudenberg
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